행사 홈페이지나 신청 시스템을 업체에 맡길 때는 계약 전에 정해 둘 것이 많습니다. 그래서 이 글을 회의에 들고 가서 하나씩 체크할 수 있는 점검표로 만들었습니다. 과업 범위, 일정과 검수, 행사 당일의 책임, 자료와 계정의 주인, 개인정보, 견적 비교 순서로 따라가시면 됩니다.
1. 무엇을 만들지 — 과업 범위
과업 범위는 업체가 해야 할 일의 범위를 말합니다. 이 범위를 적은 문서를 과업지시서라고 부릅니다. 견적이 업체마다 몇 배씩 차이 나는 가장 큰 이유는 같은 말을 서로 다르게 이해해서입니다. 그래서 아래 항목을 문서로 적어, 업체 모두에게 같은 내용을 보내 주세요.
홈페이지에서 정해 둘 내용
- □ 필요한 쪽(페이지) 목록과 각 쪽에 들어갈 내용 — 예: 행사 소개, 일정, 프로그램, 연사, 장소·교통, 참가 안내, 공지, 문의
- □ 언어 — 국문만 / 국·영문 / 그 밖의 언어. 영문은 번역까지 업체 몫인지
- □ 원고·사진·로고를 누가 언제 주는지
- □ 공지·자료실처럼 담당자가 직접 고칠 곳과 그 방법(관리 화면이 필요한지)
- □ 지난 회차 홈페이지를 보관할지, 새 회차를 같은 주소에 열지
신청·등록 기능에서 정해 둘 내용
- □ 누가 신청하나요 — 관람객 / 참가기업 / 발표자 / 바이어
- □ 받을 항목 목록과 필수·선택 구분
- □ 결제를 받나요 — 카드 결제 / 계좌 입금 확인 / 무료
- □ 승인 단계가 있나요 — 신청 즉시 확정 / 사무국 승인
- □ 신청 뒤 보내는 안내(메일·문자)와 그 문구를 누가 쓰는지
- □ 현장 입장 방식 — 명단 확인 / QR / 명찰 출력
- □ 사무국이 내려받을 자료(엑셀 항목)
행사가 끝난 뒤에 필요한 내용
- □ 결과보고서에 필요한 숫자(신청 수, 참석 수, 분류별 집계)
- □ 홈페이지 유지 기간과 그 비용
범위에 없는 일은 "추가"가 됩니다. 추가 자체가 나쁜 것은 아니에요. 다만 추가 요청이 생겼을 때 어떻게 정하고, 비용과 일정에 어떻게 반영할지를 계약 전에 합의해 두시면 행사 직전의 갈등이 줄어듭니다.
2. 언제까지 — 일정과 검수
검수는 발주처가 만들어진 화면을 직접 확인하는 일을 말합니다. 아래 칸에서 검수 날짜가 일정표에 들어 있는지도 꼭 확인해 주세요.
- □ 홈페이지 공개일, 신청 시작일, 신청 마감일, 행사일
- □ 검수 날짜 — 담당자가 직접 화면을 보고 신청해 보는 날을 일정표에 넣었나요? 신청 시작 1~2주 전이 흔합니다
- □ 검수 의견은 몇 번까지, 어떤 방식으로 전달하나요(캡처에 번호를 매겨 한 문서로)
- □ 주최 측 내부 결재 기간 — 원고 승인·디자인 승인에 걸리는 시간을 일정에 넣었나요?
- □ 발주처 확인이 늦어졌을 때 일정이 어떻게 바뀌는지 합의했나요?
3. 행사 당일 — 누가 책임지나
행사 당일에는 문제가 생겨도 행사를 다시 열 수 없습니다. 그래서 이 칸은 꼭 숫자와 이름으로 채워 주세요. "대기합니다"라고만 적어 두면 당일에 누구에게 연락해야 하는지 알 수 없기 때문입니다.
- □ 행사 당일 현장 또는 원격 대기 여부와 시간대
- □ 장애가 생겼을 때 연락할 창구(전화·메신저)와 응답 방식
- □ 인터넷이 끊기거나 접속이 몰릴 때 대체 방법(명단 인쇄본, 안내 화면)
- □ 행사 전 집중 지원 기간(예: 신청 마감 주간, 행사 주간)
- □ 이 내용이 계약서나 과업지시서에 적혀 있나요?
4. 누구 것인가 — 자료와 계정
업체를 바꾸거나 계약이 끝날 때 문제가 되기 쉬운 부분입니다. 홈페이지 주소로 쓰는 도메인, 홈페이지를 올려 두는 서버 공간(호스팅) 계정, 신청자 자료가 각각 누구 것인지 계약 전에 확인해 두세요.
- □ 도메인 명의는 주최 측인가요? 만료일과 연장 담당은?
- □ 서버·호스팅 계정의 소유와 비용 부담
- □ 신청자 자료의 원본은 어디에 있고, 행사 뒤 주최 측이 받을 수 있나요(엑셀 등)?
- □ 소스 코드·디자인 원본을 받을 수 있나요? (받을 수 없다면 그 이유와 대안)
- □ 업체와 계약이 끝났을 때 이전 절차(자료 반환, 주소 이전)
5. 개인정보 — 업체는 수탁자입니다
신청 시스템을 업체가 운영하면, 업체는 주최 측의 개인정보 처리를 위탁받는 입장이 됩니다. 쉽게 말해 개인정보 처리를 대신 맡아서 하는 쪽이고, 이런 업체를 수탁자라고 불러요. 그래서 아래 칸도 계약 전에 확인해 두셔야 합니다.
- □ 처리 위탁 사실을 신청자에게 알리는 문구(개인정보 처리방침·신청서 동의)
- □ 업체의 보관 기간과 파기 시점·방법
- □ 업체가 다른 협력사(문자 발송, 결제 대행 등)에 다시 맡기는지
- □ 접근할 수 있는 사람의 범위(사무국 역할별 권한)
- □ 사고가 났을 때 알리는 방법
위탁과 관련한 의무는 개인정보 보호법과 개인정보보호위원회 안내를 기준으로 확인해 주세요. 기관이라면 내부 보안 규정(서약서, 점검표)을 함께 요구하기도 합니다.
6. 견적 비교 — 같은 칸끼리 비교하기
견적서를 받으면 아래 표에 업체별로 적어 보세요.
| 비교 칸 | 업체 A | 업체 B | 업체 C |
|---|---|---|---|
| 범위표(1번)의 항목을 모두 포함했나 | |||
| 검수 횟수·방식 | |||
| 행사 당일 지원(시간·방식) | |||
| 유지 기간과 월 비용 | |||
| 추가 요청 처리 기준 | |||
| 자료·도메인 소유 | |||
| 개인정보 파기 시점 | |||
| 다음 회차 재사용 조건 | |||
| 총액(VAT 포함 여부) |
- 총액만 비교하면 범위가 작은 견적이 싸 보입니다. 그래서 범위표 칸이 모두 채워진 견적끼리 비교하시길 권합니다.
- "다음 회차 재사용 조건"도 꼭 물어보세요. 매년 열리는 행사라면 첫해 비용보다 이듬해 비용이 더 중요할 수 있기 때문이에요.
7. 계약서에 넣으면 좋은 문장 (예시)
아래는 어디까지나 예시예요. 실제 계약은 기관 규정과 법률 검토를 따라 주세요.
- "과업 범위는 별첨 범위표를 따르며, 범위 밖 요청은 양측이 서면으로 합의한 뒤 일정과 비용을 조정한다."
- "발주처의 검수는 ○월 ○일까지 하며, 검수 의견은 ○회까지 반영한다."
- "행사 당일(○월 ○일 ○시~○시) 수급인은 ○○ 방식으로 대기하며, 장애 발생 시 ○○ 창구로 연락한다."
- "행사 종료 후 ○일 이내에 신청자 자료를 발주처에 엑셀로 넘기고, 수급인이 보관한 사본은 ○일 이내에 파기한 뒤 그 사실을 알린다."
- "도메인과 홈페이지 계정은 발주처 명의로 등록한다."
자주 묻는 질문
견적은 몇 곳에서 받아야 하나요?
곳 수는 기관 규정을 따르시면 됩니다. 다만 범위표를 모든 업체에 같은 내용으로 보내야 비교가 돼요. 업체마다 다른 설명을 들으면 견적도 서로 다른 범위를 담게 됩니다.
싼 견적을 고르면 안 되나요?
범위가 같다면 문제없습니다. 다만 검수 횟수, 당일 지원, 유지 비용, 자료 소유처럼 견적서 첫 쪽에 잘 보이지 않는 칸에서 차이가 나는 경우가 많습니다. 그래서 싼 이유가 범위의 차이는 아닌지 위의 비교표로 확인해 보세요.
작은 업체에 맡겨도 괜찮을까요?
네, 괜찮습니다. 회사 크기보다 행사 당일 누가 어디에 있는지, 자료와 계정이 누구 명의인지를 확인하세요. 그 답을 계약서에 적어 줄 수 있는 곳이면 충분해요.
마지막 확인 2026-10-22 · 계약·개인정보 관련 내용은 일반적인 안내이며 법률 자문이 아닙니다.