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> 페이지 제목: 학술대회 등록·초록 접수 준비 가이드 — 일정 역산부터 요구사항 정리까지 | 피아텍
> 운영: fiatek(피아텍) — 이 글은 위 페이지의 화면 글을 그대로 옮긴 사본입니다.
MICE 실무 가이드 · 학술대회
# 학술대회 등록·초록 접수 준비 가이드
피아텍 · 마지막 확인 2026-10-22
누구를 위한 글인가요? 학회 사무국, 학술대회 조직위원회 실무자, 학술행사를 맡으신 PCO
무엇을 다루나요? 일정 역산 → 등록 유형·요금표 → 초록 접수 요구사항 → 심사·결과 안내 → 개인정보 → 시스템을 고를 때 물어볼 것
읽는 데 걸리는 시간 약 11분
학술대회를 준비할 때는 사전등록과 초록 접수를 함께 챙기셔야 합니다. 초록은 발표하려는 연구 내용을 짧게 요약해서 내는 글을 말합니다. 이 글에서는 일정을 어떻게 잡고, 요금표와 접수 규정을 어떻게 정리하고, 시스템을 고를 때 무엇을 물어보면 좋은지 순서대로 설명드릴게요.
## 1. 일정은 학술대회 날짜에서 거꾸로 세어 보세요
학술대회 준비가 늦어지는 가장 흔한 이유는 초록 마감과 프로그램 확정 사이의 시간을 너무 짧게 잡는 것입니다. 심사, 저자 통보, 발표 형식 확정, 프로그램 북(세션·발표자·시간표를 정리한 안내 책자) 인쇄가 모두 그 사이에 들어가야 하기 때문이에요.
아래 표는 일정을 거꾸로 짚어 가는 순서를 예로 든 것입니다. 실제 기간은 학회 규모와 심사 방식에 따라 다르니, 각 학회의 지난 회차 기록에 맞춰 바꿔 쓰시면 됩니다.
| 거꾸로 짚을 지점 | 확인할 것 |
| 학술대회 당일 | 현장 등록 운영 여부, 명찰·영수증 발급 방식 |
| 프로그램 북 인쇄 마감 | 이 날짜까지 발표자·세션이 확정돼야 함 |
| 발표 형식 통보(구연·포스터) | 저자가 발표 준비를 할 기간 |
| 심사 완료 | 심사위원 수 × 1인당 초록 수로 필요한 기간 계산 |
| 초록 접수 마감(연장 포함) | 마감 연장을 한다면 그 기간까지 미리 일정에 넣기 |
| 초록 접수 시작 | 투고 규정·양식·템플릿 공개 |
| 사전등록 시작 | 요금표·할인 마감일·환불 규정 확정 |
| 홈페이지 공개 | 일정·장소·주제·규정이 한 곳에 정리돼 있어야 함 |
- 초록 마감을 연장하는 학회도 있습니다. 연장할 가능성이 있다면 처음 일정에 그 기간을 넣어 두세요. 연장 뒤에 심사 기간이 줄어드는 일이 가장 위험합니다.
- 사전등록 할인 마감과 초록 저자 등록 마감을 같은 날로 맞추면 안내가 단순해집니다. 저자에게 알려 드릴 날짜가 하나뿐이기 때문이에요.
## 2. 등록 유형과 요금표는 화면보다 먼저 정리하세요
등록 화면이 복잡해지는 이유는 대부분 요금표가 복잡해서입니다. 그래서 화면을 만들기 전에 요금표부터 표 하나로 정리해 두시길 권합니다.
- 요금을 나누는 기준은 최소로 줄이세요. 예를 들면 회원/비회원, 직위(교수·전문의·전공의·학생 등), 등록 시기(사전·현장)가 있어요. 기준이 하나 늘 때마다 요금 칸은 배로 늘어납니다.
- 학생·전공의 할인처럼 증빙(자격을 확인하는 서류)이 필요한 구분이 있다면, 언제 무엇으로 확인할지 정해 두세요. 파일 첨부로 받을지, 현장에서 확인할지를 정하는 거예요.
- 만찬·워크숍·연수 평점 신청 같은 선택 항목은 본 등록과 분리해서 보여 주세요.
- 영수증과 세금계산서는 기관 결제가 많은 학회라면 특히 신경 쓰셔야 해요. 세금계산서 발행 요청 방법을 등록 단계에서 받아 두면 행사 뒤에 요청이 몰리지 않습니다.
- 환불 규정은 기간별 환불 비율을 등록 화면과 안내 메일에 같은 문장으로 적어 주세요. 두 곳의 문장이 다르면 문의가 생기기 쉽습니다.
## 3. 초록 접수 규정은 시스템을 고르기 전에 정리하세요
초록 접수는 학회마다 규정이 다릅니다. 시스템을 정하기 전에 아래 질문에 먼저 답을 적어 두시면 업체와 이야기가 훨씬 짧아집니다.
### 초록을 어떤 방식으로 받을지
- 초록을 양식 칸에 직접 입력받나요, 파일(워드·PDF)로 첨부받나요? 둘 다인가요?
- 글자 수·단어 수 제한, 그림·표 허용 여부, 언어(국문·영문)는 어떻게 하나요?
### 저자 정보를 어디까지 받을지
- 발표 저자와 교신 저자(연락과 책임을 맡는 저자)를 나누는지, 공동 저자 수에 제한이 있는지
- 저자 소속을 여러 개 받는지, 저자 순서를 바꿀 수 있어야 하는지
### 분류와 발표 형식을 어떻게 나눌지
- 주제 분류(트랙) 목록과 희망 발표 형식(구연·포스터·상관없음). 구연은 연단에서 발표하는 방식이고, 포스터는 연구 내용을 게시물로 붙여 두고 설명하는 방식이에요.
- 수상 후보 신청 같은 추가 선택 항목
### 수정과 마감을 어떻게 할지
- 마감 전 수정을 허용하는지, 마감 뒤 수정 요청은 어떻게 처리하는지
- 한 사람이 여러 편을 낼 수 있는지, 편수 제한이 있는지
### 심사를 어떻게 할지
- 심사위원 배정 방식(분류별·수동), 심사 기준과 점수 칸, 이해 충돌(예: 같은 소속 저자의 초록을 심사하게 되는 경우) 처리
- 심사 결과를 저자에게 알리는 방식과 시점
이 질문들 가운데 심사는 시스템마다 지원하는 범위 차이가 큰 부분입니다. 투고는 시스템으로 받고, 심사는 사무국이 내려받은 파일로 따로 진행하는 방식도 있습니다. 그래서 우리 학회에 정말 필요한 범위가 어디까지인지 먼저 정해 두시길 권합니다.
## 4. 저자에게는 이런 안내를 보내 주세요
- 접수 확인 — 투고 직후에 접수 번호와 제출 내용을 확인할 수 있게 해 주세요. "제대로 들어갔나요?" 문의가 가장 많습니다.
- 마감 안내 — 마감 3일 전과 당일에 보내 주세요. 마감은 날짜만이 아니라 시각과 기준 시간대까지 적어 주세요(해외 저자가 있다면 특히요).
- 결과 통보 — 채택 결과, 발표 형식, 발표 일시, 준비물(슬라이드 형식, 포스터 규격)을 한 메일에 담아 주세요.
- 등록 연결 — 채택된 저자의 등록 마감을 함께 알려 주세요. 채택되고 등록하지 않아 프로그램에 빈자리가 생기는 일이 있습니다.
## 5. 개인정보는 등록과 초록을 나눠서 받으세요
학술대회에서는 개인정보를 받는 곳이 등록과 초록 투고, 두 군데입니다. 그래서 이렇게 챙기시길 권합니다.
- 등록과 초록 투고는 정보를 받는 목적이 달라요. 그래서 동의 문구도 따로 나눠서 받으세요.
- 초록과 저자 정보는 프로그램 북과 초록집(초록을 모아 엮은 책자)으로 공개됩니다. 그러니 투고 단계에서 공개 범위(이름·소속·이메일 공개 여부)를 미리 알려 주세요.
- 시스템 업체나 인쇄소에 자료를 넘긴다면 개인정보 처리를 맡긴다는 사실(처리 위탁)을 알리고, 행사 뒤 파기 시점을 정해 두세요.
- 법령 기준은 개인정보보호위원회 공식 안내로 한 번 더 확인하세요.
## 6. 시스템을 고를 때는 이 질문을 해 보세요
업체와 이야기할 때 아래 여덟 가지를 물어보시면 좋아요. 질문마다 왜 묻는지도 함께 적었습니다.
- 초록을 어떤 방식으로 받나요(입력 칸·파일)? — 우리 투고 규정과 맞는지 확인하려는 거예요.
- 저자 정보를 어디까지 칸을 나눠 받을 수 있나요? — 초록집과 프로그램 북을 만들 때 다시 입력할 일을 줄이기 위해서입니다.
- 심사는 시스템 안에서 하나요? 어디까지요? — 시스템마다 지원 범위 차이가 가장 큰 곳이에요.
- 등록·결제와 초록 저자 정보가 이어지나요? — 채택된 저자가 등록했는지 확인하기 위해서입니다.
- 엑셀로 무엇을 내려받을 수 있나요? — 심사와 프로그램 편성을 사무국이 따로 할 때 필요해요.
- 마감 직전에 접속이 몰리면 어떻게 하나요? — 마감일 밤은 늘 붐비기 때문입니다.
- 행사 뒤 자료는 언제, 어떻게 지우나요? — 개인정보 파기와 이어지는 질문이에요.
- 다음 회차에 구조를 다시 쓸 수 있나요? — 매년 처음부터 만들지 않으려고 묻는 거예요.
## 자주 묻는 질문
### 초록 접수만 시스템으로 받고 심사는 따로 해도 되나요?
네, 괜찮습니다. 투고 규정이 단순하고 심사위원이 적다면, 접수만 시스템으로 받고 내려받은 파일로 심사하는 편이 오히려 빠를 수 있습니다. 학회에 필요한 범위만 시스템에 맡기시면 됩니다.
### 초록 접수는 언제 열고 언제 마감하나요?
학회 관행에 따라 다릅니다. 투고 규정과 템플릿을 공개한 뒤에 저자가 준비할 시간을 충분히 두시길 권합니다. 마감을 연장할 가능성이 있다면 그 기간까지 일정에 넣어 두세요.
### 해외 저자가 많으면 무엇이 달라지나요?
미리 정해 둘 것이 늘어나요. 영문 화면과 영문 안내, 마감 시각의 시간대 표기, 해외 결제 수단, 비자 초청장 발급 요청을 처리하는 방식입니다. 접수가 시작된 뒤에 정하면 이미 투고한 저자에게 다시 안내해야 하니, 시작 전에 정해 두시는 편이 수월합니다.
### 등록 요금표가 자주 바뀌는데 괜찮을까요?
되도록 피하시는 편이 좋습니다. 등록이 시작된 뒤에 요금표를 바꾸면 이미 등록한 사람과의 형평 문제가 생기기 때문입니다. 요금표는 시작 전에 확정하시고, 바뀔 일이 생기면 적용 시점을 공지해 주세요.
## 이 가이드를 만든 곳
피아텍은 학술대회·전시회 홈페이지와 행사 운영 시스템을 만듭니다. 저희 MICE CONSOLE로는 학술대회의 사전등록과 초록 접수를 행사에 맞춰 구성합니다. 초록은 행사 신청서(파일 첨부)로 받도록 따로 구성하는 별도 구축이고, 저자 투고·심사 점수 입력 전용 화면은 준비 중입니다. 필요한 범위를 먼저 들은 뒤에 맞는 구성을 말씀드릴게요.
학술대회 운영 상담하기 문의 support@plan-cy.com
마지막 확인 2026-10-22 · 제도·법령은 바뀔 수 있으니 공식 안내를 함께 확인하세요.
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